Como fazer uma EAP / WBS

A Estrutura Analítica de Projeto (EAP) ou no inglês Work Breakdown structure (WBS),é uma ferramenta visual que permite a estruturação de um projeto de forma simples e contém todo o trabalho necessário para conclusão do projeto. Ela se parece com um “organograma empresarial”, mas seu objetivo é identificar que partes compõe um projeto.

A EAP normalmente é concebida após o Termo de Abertura do projeto, na fase de Planejamento. Pode ser incluída na Declaração de Escopo.

Para que serve

Suas principais utilidades são:

·       Delimitar e ilicitar  o Escopo do Projeto;

·       Facilitar a Identificação das Fases do projeto;

·       Facilitar a Identificação dos responsáveis;

·       Orientar a identificação e descrição detalhada das Entregas do projeto;

·       Identificar as atividades do projeto;

·       Facilitar a Estimativa de Esforço, Duração e Custo;

·       Facilitar  a Identificação de Riscos.

A EAP pode seguir uma numeração (Figura 1). Serve para facilitar a organização dos pacotes de trabalho, que serão descritos na fase seguinte (antes do cronograma) e facilita a “rastreabilidade” de um pacote de trabalho no cronograma.

 

Figura 1 - Numeração

A EAP pode ser construída de diversas formas conforme o propósito e tipo de projeto. As formas mais comuns de montagem da EAP são: Por Fases, Por Entregas e Por Equipes. Abaixo são apresentados exemplos de EAPs em cada uma das formas.

EAP por Fases

Organiza fases no primeiro nível e eventualmente no segundo nível também.

 

Figura 2 - EAP por Fases

Vantagens:

·       Oferece uma visão “cronológica” dos acontecimentos no projeto;

·       Facilita o entendimento de pessoas leigas;

·       Facilita o posterior gerenciamento das atividades.

Desvantagens:

·       Pode ofuscar a visão das partes necessárias para uma entrega específica;

·       Tende a incentivar que se incluam atividades administrativas (ex: Controle do projeto)

EAP por Entregas

Mostra as partes necessárias para compor as entregas do projeto.

 

Figura 3 - EAP por Entregas

Vantagens:

·       Visualiza claramente as partes que compõe o projeto;

·       Facilita a discussão de soluções técnicas e caminhos alternativos;

·       Facilita identificação de riscos técnicos;

Desvantagens:

·       Não oferece visão cronológica

Por Equipes

Visualiza os pacotes de trabalho a partir da divisão de Equipes do Projeto.

Figura 4 - EAP por Equipes

Vantagens:

·       Ótima para ocasiões em que o projeto tem equipes com responsabilidades muito diferentes.

Desvantagens:

·       Não mostra cronologia nem a organização das partes das entregas.

Próximos passos

Após definir o primeiro nível da EAP, detalhe até encontrar os pacotes de trabalho. Não existe limite de quantidade de níveis, use quantos precisar. Os pacotes de trabalho não devem ser menores que 8 horas, nem maiores que 80, use essa regra como métrica. Em seguida você irá para a definição da “lista de atividades”,  “estimativas” e “cronograma”.

As Competências do Gerente de Projetos

O ambiente de projetos apresenta desafios decorrentes da complexidade intrínseca destes, assim como das influências do ambiente organizacional em que os projetos se inserem. Neste contexto, o papel do gerente de projetos desponta como, talvez, o mais relevante para o sucesso na realização de tais empreendimentos.

PMI (2008) ressalta que o gerente de projetos é o responsável pela realização dos objetivos do projeto, sendo parte de suas responsabilidades, mobilizar e gerenciar os recursos humanos necessários para execução dos projetos; administrar e balancear as restrições de custo, prazo, qualidade; identificar os riscos; acompanhar o andamento das tarefas; reportar para a alta administração da empresa os resultados do projeto, dentre outras atividades.

De fato, em alguns casos, o papel do gerente de projetos pode assumir uma carga de responsabilidade ainda mais ampla. Russo e Sbragia (2007) ressaltam que a figura do gerente de projetos pode assumir uma relevância estratégica, na medida em que as organizações utilizem projetos inovadores como elementos de execução de suas estratégias.

Souza, Camarini e Chamon (2007, p. 107) destacam: A importância de se definir as habilidades necessárias para exercer a função de gerente de projetos tem aumentado na mesma proporção da necessidade de sobrevivência das empresas e do ritmo de competitividade gerado pela globalização dos mercados.

Ainda para os mesmos autores, historicamente, a função de gerente de projetos é ocupada por profissionais que se destacam tecnicamente, mas também por apresentarem boas habilidades sociais e comportamentais, capacidade de liderança, de negociação e de articulação. Em artigo que apresenta uma comparação de diversos autores sobre as habilidades requeridas para o gerente de projetos, entendem que elas não se alteraram significativamente ao longo do tempo. Nesse artigo, os autores concluem acerca das habilidades mais citadas pelos autores pesquisados:

- Liderança, integração e relacionamento são habilidades citadas por todos os autores pesquisados.

- Os estudos mais recentes mencionam resolução de conflitos, planejamento e controle do projeto como habilidades relevantes.

- Apenas um autor cita empreendedorismo.

No mesmo estudo ficou também evidenciada uma significativa discrepância em relação à formação do gerente de projetos: alguns defendem que o gerente de projetos deva ter uma formação técnica, enquanto outros uma formação pluralista.

Deve ser ressaltado que este é um questionamento relevante e presente na comunidade de gestão de projetos atualmente. Em Waxer (2012) este debate é colocado em pauta com na matéria intitulada “Especialista ou Generalista?”, a qual remete para uma discussão aberta promovida pela entidade junto à comunidade de profissionais de gerenciamento de projetos.

Russo e Sbragia (2007) apresentam uma extensa revisão bibliográfica e apontam como características do gerente de projetos mais relevantes na literatura revisada, pela ordem de menções pelos autores são:

- Liderança.

- Comunicação.

- Gerenciamento de conflito.

- Competência técnica.

- Negociação.

Neste estudo, conclui-se que o gerente de projetos “não pode mais ser visto como um mero executor, mas como um parceiro importante no reconhecimento e busca de novas oportunidades” (RUSSO ; SBRAGIA, 2007, p. 591).

Rabechini Jr. (2001) realizou uma pesquisa quantitativa visando identificar como as habilidades do gerente de projetos podem atuar sobre os fatores críticos de sucesso de projetos.

Além de uma extensa revisão bibliográfica, o autor realizou uma pesquisa com gerentes de projetos e alunos do curso de gerenciamento de projetos, pertencentes a diversas indústrias. A pesquisa buscou avaliar quais são as habilidades mais importantes do gerente de projetos sob a perspectiva tanto daqueles que atuavam com gerentes de projetos, como dos técnicos envolvidos nos projetos.

Os resultados indicaram as seguintes habilidades como as mais importantes, em ordem decrescente:

- Liderança.

- Relacionamento humano.

- Negociação.

- Administração do tempo.

- Técnico.

No caso dos três primeiros itens da pesquisa, a liderança foi o item considerado o mais relevante pelos dois grupos de profissionais pesquisados, e relacionamento humano e negociação foram os dois itens seguintes em número de citações, porém em ordem inversa de importância nos dois grupos.

Silva (2003) realizou uma pesquisa quantitativa com os gerentes de projetos do IPEN (Instituto de Pesquisas Energéticas e Nucleares) visando identificar quais as principais qualidades gerenciais necessárias em projetos de tecnologia. Este trabalho, apresentado como dissertação de mestrado identificou as seguintes habilidades, em ordem de importância:

- Liderança.

- Negociação.

- Comunicação.

- Solução de problemas.

- Influência na organização.

- Gestão do conhecimento.

Desta forma, compreende-se que o contexto atual demanda do gerente de projeto um conjunto de competências amplo e complexo, para que consigam realizar com sucesso o que deles se espera.

Empreendedorismo

Empreendedorismo é o envolvimento de pessoas e processos que, em conjunto, levam à transformação de idéias em oportunidades, e a perfeita implementação destas oportunidades leva à criação de negócios de sucesso.

O conceito de empreendedorismo tem sido muito difundido no Brasil, nos últimos anos, intensificando-se no final da década de 1990. Nos Estados Unidos, o empreendedorismo não é nada desconhecido, devido ao capitalismo ter uma forte predominância. A palavra é conhecida como “entrepreneurship” e referenciado há muitos anos. No caso brasileiro, a preocupação com a criação de pequenas empresas duradouras e a necessidade da diminuição das altas taxas de mortalidade desses empreendimentos são, sem dúvida, motivos para a popularidade do termo empreendedorismo, que tem recebido especial atenção por parte do governo e de entidades de classe. Isso porque nos últimos anos, após várias tentativas de estabilização da economia e da imposição advinda do fenômeno da globalização, grandes empresas brasileiras tiveram de procurar alternativas para aumentar a competitividade, reduzir os custos e manter-se no mercado.

A ênfase ao empreendedorismo surge muito mais como consequência das mudanças tecnológicas e sua rapidez, e não é apenas um modismo. O mercado competitivo também faz com que os novos empresários adotem novas medidas. Por isso o momento atual pode ser chamado de era do empreendedorismo, pois são os empreendedores que estão eliminando barreiras comerciais e culturais, encurtando distâncias, globalizando e renovando os conceitos econômicos, criando novas relações de trabalho e novos empregos, quebrando paradigmas gerando riqueza para a sociedade.

Os empreendedores são pessoas diferenciadas, que possuem motivação singular, apaixonadas pelo que fazem não se contentam em ser mais um na multidão, querem ser reconhecidas e admiradas, referenciadas e imitadas, querem deixar um legado.

O empreendedor é aquele que detecta uma oportunidade e cria um negócio para capitalizar sobre ela, assumindo riscos calculados. Em qualquer definição de empreendedorismo encontram-se pelo menos, os seguintes aspectos referentes ao empreendedor:

         - Iniciativa para criar um novo negócio e paixão pelo que faz.

         - Utiliza os recursos disponíveis de forma criativa transformando o ambiente social e econômico onde vive.

         - Aceita assumir riscos calculados e a possibilidade de fracassar.

O empreendedor é alguém capaz de desenvolver uma visão, mas não só. Deve saber persuadir terceiros, sócios, colaboradores, investidores, convencê-los de que sua visão poderá levar todos a uma situação confortável no futuro.

Um dos principais atributos do empreendedor é identificar oportunidades, agarrá-las e buscar os recursos para transformá-las em negócio lucrativo.

São considerados como exemplo de empreendedores:

         - Um indivíduo que cria uma empresa, qualquer que seja ela;

         - Uma pessoa que compra uma empresa e introduz inovações, assumindo riscos, seja na forma de administrar, vender, fabricar, distribuir ou de fazer propaganda de seus produtos e/ou serviços, agregando novos valores;

         - Um empregado que introduz inovações em uma organização, provocando o surgimento de valores adicionais.

A decisão de tornar-se empreendedor pode ocorrer aparentemente por acaso. Isso pode ser testado fazendo-se uma pergunta básica a qualquer empreendedor que você conhece: o que levou a criar sua empresa? Não se surpreenda se a maioria das respostas for: não sei, foi por acaso... Na verdade, essa decisão ocorre devido a fatores externos, ambientais e sociais, a aptidões pessoais ou a um somatório de todos esses fatores, que são críticos para o surgimento e o crescimento de uma nova empresa. O processo empreendedor inicia-se quando um evento gerador desses fatores possibilita o início de um novo negócio.

O que conta não é ser o primeiro a pensar e ter uma idéia revolucionária, mas sim o primeiro a identificar uma necessidade de mercado e saber como atendê-la, antes que outros o façam. Uma idéia isolada não tem valor se não for transformada em algo viável de implementar, visando a atender a um público-alvo que faz parte de um nicho de mercado mal explorado. Isso é detectar uma oportunidade.

Não significa que uma idéia revolucionária não seja capaz de dar início a empresas de sucesso. Mas isso só ocorre quando o empreendedor por trás da idéia conhece o mercado onde está atuando, tem visão de negócio e sabe ser pragmático no momento adequado, identificando suas deficiências, protegendo sua idéia e conhecendo sua concorrência.

Sistemas ERP - O que são ?

Você já ouviu falar sobre ERP? Essa sigla tão falada no ambiente corporativo significa Entreprise Resource Planning, que nada mais é que um sistema de informação que integra todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão etc). 

Os ERP em termos gerais, são plataformas de software desenvolvidas para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios.

Vejamos quais são os principais itens que inviabilizam a implantação de um ERP em função da falta de Gerenciamento do Projeto:

- Falha na Comunicação;
- As estimativas do projeto são imprecisas;
- Os requisitos são “vagos”;
- Gera-se uma falsa expectativa na concepção do projeto;
- A qualidade da especificação de escopo;
- Falha na avaliação da qualidade;
- Concessões feitas fora do escopo do projeto;
- Falha no entendimento da solução;
- Falha na elaboração de propostas;
- Custos inadequados ao orçamento do projeto.

São muitos os casos em que as empresas que estão fazendo a aquisição do ERP não se preocupam com a implantação do mesmo e a fornecedora do software também não consegue realizar da forma correta

Agora que já conhecemos os motivos das falhas de um ERP, é fundamental também saber quais são os benefícios de uma implantação bem realizada. Ganha a empresa fornecedora, e ganha principalmente o cliente, que é quem irá desfrutar da agilidade, eficácia e precisão dos processos automatizados através do ERP.

- Melhoria nos processos de comunicação em geral;
- Melhoria na produtividade da organização, com o estabelecimento de uma metodologia padrão de gerenciamento de projeto, incluindo uma padronização, processos, métodos, ferramentas e um ambiente colaborativo;
- Apoio aos processos de decisão e das auditorias nos sistemas;
- Racionalização das atividades com a utilização de formulários e templates para facilitar o desenvolvimento dos processos de gerenciamento de projetos, as estimativas do projeto, planos do projeto, cronogramas, gerenciamento de risco, gerenciamento de problemas, gerenciamento de mudança, aceitação do projeto e relatórios, mantendo um histórico dos projetos.

PMP - PROJECT MANAGEMENT PROFESSIONAL - Certificação

Algumas pessoas iniciam um MBA sem ao menos saber que existe um certificado que deve ser feito a parte do curso, este certificado é o que se chama de PMP, mas afinal o que é o PMP ? 

O PMP (PROJECT MANAGEMENT PROFESSIONAL)é a credencial emitida pelo PMI aos profissionais que satisfazem a todas as condições do programa de certificação. O portador dessa credencial participa do maior e mais prestigiado grupo de profissionais na comunidade de gerenciamento de projetos (PMIMG, 2011). A certificação PMP é vista por muitas empresas como uma evolução da carreira profissional e cada vez mais são exigidas para o mercado de trabalho. A partir dessa certificação o profissional aperfeiçoa o conhecimento em gerenciamento de projetos com base no guia PMBOK. O PMP, segundo o PMIMG (2011), é um rigoroso programa de certificação profissional desenvolvido e mantido pelo PMI com base em um exame, visando ao avanço da profissão de gerenciamento de projetos e ao reconhecimento das conquistas individuais nessa área.

A Certificação PMP do PMI é reconhecida mundialmente e para obtê-la é necessário que o profissional tenha conhecimentos específicos em gerenciamento de projetos. Para manter a certificação, é necessário o comprometimento do profissional que, segundo o PMIMG (2011), deve satisfazer as condições do Programa Contínuo de Requisitos de Certificação (Continuing Certification Requirements Program – CCR) do PMI. Esse programa baseia-se na acumulação de unidades de desenvolvimento profissional (Professional Development Units – PDU), sendo que um PDU tipicamente equivale a uma hora de aprendizado planejado e estruturado ou de atuação profissional no gerenciamento de projetos.

PMI - O que é ?

O Project Management Institute (PMI) é uma instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos. No início de 2011 já era considerada a maior associação do gênero no mundo, uma vez que integra mais de 260.000 membros em cerca de 170 países. O escritório central localiza-se em Newtown Square, na periferia da cidade da Filadélfia em Pensilvânia (Estados Unidos). Seus principias objetivos são:

    - Formular padrões profissionais de gestão de projetos;

    - Gerar conhecimento por intermédio da investigação;

    - Promover a gestão de projetos como profissão através de seus programas de certificação.

História

O PMI foi fundado em 1969 por cinco voluntários. Seu primeiro seminário se realizou em Atlanta (Estados Unidos), do qual participaram mais de oitenta pessoas. Na década de 70 se realizou o primeiro capítulo, o que permitiu realizar fora dos Estados Unidos o primeiro seminário. No término de 1970, quase 2.000 membros formavam parte da organização. Na década de 80 se realizou a primeira avaliação para a certificação como profissional em gestão de projetos (PMP por sua sigla em inglês); além disto, se implantou um código de ética para a profissão. No começo dos anos 90 foi publicada a primeira edição do Guia do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), o qual se converteu no pilar básico para a gestão e direção de projetos. Já no ano 2000, o PMI era integrado por mais de 40.000 pessoas na qualidade de membros ativos, 10.000 PMP certificados e quase 300.000 cópias vendidas do PMBOK.

Desde então, o PMI cresceu e tornou-se o maior defensor mundial da profissão de gerenciamento de projetos. O PMI conta com mais de 650.000 associados – em mais de 185 países. Todos os principais setores estão representados, inclusive tecnologia da informação, defesa e aeroespacial, serviços financeiros, telecomunicações, engenharia e construção, agências governamentais, seguro, saúde e muitos outros.

A meta principal do PMI é avançar na prática, na ciência e na profissão de gerenciamento de projetos em todo o mundo, de uma maneira consciente e pró-ativa, para que as organizações em todos os lugares apóiem, valorizem e utilizem o gerenciamento de projetos – e então atribuam seus sucessos a ele.

Além das oportunidades de associação, o PMI administra e coordena um programa de credenciamento mundialmente reconhecido, que promove o desenvolvimento da profissão e da carreira. Embora existam atualmente três designações diferentes de PMI disponíveis, o Profissional de gerenciamento de projetos (PMP), que foi iniciado em 1984, é o mais conhecido.

Existem atualmente mais de 240.000 portadores da credencial de PMP certificados em todo o mundo. A designação PMP é universalmente reconhecida e aceita porque significa experiência, realização educacional e conhecimento profissional – as verdadeiras bases para uma prática competente como gerente de projetos.

Ao se filiar ao PMI, os gerentes de projetos se associam a uma organização comprometida com a excelência. Os associados são convidados a se filiarem a um capítulo na região geográfica mais próxima, um dos 248 disponíveis em todo o mundo. A associação ao capítulo possibilita o contato com uma rede local de especialização e oportunidades para interação com a presença física dos pares de diversos setores. Existem também 30 grupos de interesse específico (SIGs), que atuam como fóruns para as pessoas ou organizações que compartilham interesses comuns, setor ou foco do projeto. Existem, ainda, dois colegiados que se concentram em disciplinas específicas: gerenciamento de desempenho e elaboração de cronogramas.

Para conveniência de seus associados internacionais, o PMI possui dois centros de serviços regionais fora dos Estados Unidos. Os associados na Europa, Oriente Médio e África (EMEA) têm um escritório em Bruxelas, Bélgica, enquanto o escritório de Cingapura presta assistência aos associados na Ásia (Pacífico). Os escritórios de representação do PMI na China (em Beijing) e nos EUA (em Washington) permitem que o Instituto amplie o escopo e o impacto de seu alcance e educação.

Áreas de Conhecimento da Gerência de Projetos - PMBOK

O PMBOK 2008 divide o conhecimento da Gerência de Projetos em nove áreas onde são descritos os conhecimentos e práticas em termos de processos que as compõem. Cada uma destas áreas possui seus processos bem definidos, os quais são baseados em entradas, ferramentas/técnicas e saídas. As áreas de conhecimento são:
1. Gerenciamento da Integração do Projeto
2. Gerenciamento do Escopo
3. Gerenciamento do Tempo
4. Gerenciamento do Custo
5. Gerenciamento da Qualidade
6. Gerenciamento dos Recursos Humanos
7. Gerenciamento das Comunicações
8. Gerenciamento de Riscos
9. Gerenciamento de Aquisições

Iremos detalhar cada uma delas no decorrer das postagens.

Expressões para gerenciar um projeto em Inglês

Sabemos que no mundo de hoje o Gerente de Projeto e seu time precisa ter domínio do idioma inglês. No mundo corporativo encontramos muitas expressões que não podem sequer ser encontradas no dicionário. Então, apresento algumas expressões usadas nos escritórios de gerenciamento.

Define the scope: Um dos primeiros passos no gerenciamento de projetos é determinar o impacto e as fronteiras de um projeto, em outras palavras, definir o project scope. O scope deve providenciar uma descrição dos produtos finais esperados que serão produzidos pelo projeto.

Establish a timeline: O próximo passo é definir o tempo específico em que cada passo do projeto deve ser completado. Criando uma timeline você será capaz se você está em dia em todas as fases durante a execução do projeto.

Specify target outcomes: Como mensurar o sucesso de seu projeto? É importante especificar target outcomes, ou resultados desejados que têm benefícios mensuráveis para usá-los a fim de determinar seu sucesso.

Determine necessary outputs: Reserve algum tempo para pensar nos produtos, serviços e práticas de negócios ou gerenciamento, também conhecidas como outputs, que você vai precisar para alinhar com seus target outcomes.

Put a project team together: As pessoas são o fator-chave para o sucesso de seu projeto. Selecione colaboradores capazes para fazer parte do project team - o time de pessoas que vão trabalhar juntas para executar o projeto - definindo as funções apropriadas para cada uma delas.

Record milestones: Quando membros do project team completam uma atividade-chave ou tarefa agendada, não se esqueça de anotás-la e gravá-las. Milestones podem ser finalizadas ou não finalizadas, e elas podem servir como um sinalizador para o projeto.

Create baseline metrics: Você pode avaliar progresso e performance usando baseline metrics, que são uma série de indicadores que devem ser mensurados em relação à performance.

Set a budget cost: Determine o quanto você prevê que o projeto custará, e defina um budget cost no começo de seu projeto. Depois, você pode redefinir seu budget e adicionar mais detalhes.

Produce deliverables: De forma a assegurar a satisfação dos requerimentos contratuais, você precisará produzir deliverables, como relatórios ou produtos que devem ser finalizados e entregados. Certifique-se que eles sejam produzidos à tempo!

Execute risk management: Em todos os projetos, sempre haverá risks, ou ameaças que podem atrasar a finalização com sucesso do projeto. Um bom gerente de projetos executará processos de risk management através de identificação, análise, avaliação e tratamento de riscos.

http://www.englishtown.com.br/community/channels/article.aspx?articlename=187-project