Metodologia de Gerenciamento de Projetos

Identificada à necessidade da criação de um projeto, o próximo passo é definir o planejamento de várias atividades de forma a gerenciar efetivamente o mesmo. A definição apresentada pelo PMBOK 2008 explica diretamente o conceito de gerenciamento de projetos: “é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos”.

Um projeto é composto por processos de gerenciamento, conforme exemplificado na figura 1, e cada processo, conforme define o PMBOK 2008, descreve, organiza e complementa as atividades do projeto. Temos então os cinco grupos de processos:

•        Grupo de Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase;
•        Grupo de Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja as ações. necessárias para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi criado;
•        Grupo de Execução: Integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto;
•        Grupo de Controle: Mede e monitora o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto;
•        Grupo de Encerramento: Formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado.

(Guia PMBOK 2008, Quarta Edição)

Figura 1 - Grupos de Processos no Gerenciamento de Projetos

Todas as atividades e fases do projeto são detalhadamente documentadas no PMBOK 2008, que organiza os processos em nove áreas de conhecimento e não por fase de projeto, como descrito acima.

Figura 2 - Grupos de Processos em cada fase do projeto

Programas, Projetos e Subprojetos

Programas, Projetos e Subprojetos muitas vezes são confundidos, devido à semelhança da unicidade do produto de cada um. Porém estas três definições devem ser esclarecidas, de forma que cada um dos conceitos seja utilizado de forma correta.

• Programas: Trata-se de um grupo de projetos, os quais são gerenciados de forma coordenada, a fim de atingir objetivos que não poderiam ser alcançados separadamente. Em meio à organização de um programa, algumas operações continuadas podem ser identificadas.
• Projetos: Possuem um conjunto de diretrizes de forma a produzir um produto único, com tempo determinado para sua execução.
• Subprojetos: Subdivisão dos projetos, de forma a tornar determinados componentes mais facilmente gerenciáveis. Muitas vezes estes subprojetos são passados para uma empresa externa, sendo que para esta, o subprojeto será na verdade um projeto por si só.

Gerenciamento de Projetos - O que é ?

Atualmente, a rapidez com que as mudanças acontecem no ambiente empresarial tem levado um número cada vez maior de empresas a executarem projetos no seu dia-a-dia.

Competitividade acirrada, margens de lucro estreitas, clientes exigentes e avanços tecnológicos constantes, caracterizam um cenário ideal para a execução de projetos já que tudo tem que acontecer em um prazo cada vez menor e utilizando menos recursos financeiros.

Gerenciar bem os projetos dentro da empresa sejam eles o lançamento de um produto, a abertura de uma nova filial, a readequação de um processo produtivo ou a implantação de uma nova tecnologia, tornou-se não apenas um diferencial competitivo para as organizações, mas, sobretudo, uma questão de sobrevivência.

Uma pesquisa realizada pelo PMI-RJ mostra que 72% dos projetos empresariais apresentam problemas de não cumprimento de prazos, ocasionando prejuízos financeiros e, o que é mais grave, prejuízos intangíveis como perda de credibilidade perante o cliente e desmotivação da equipe, entre outros.

Nessa mesma pesquisa observou-se que 82% das empresas pesquisadas mostraram-se dispostas a investir no desenvolvimento e implementação de metodologias de gerenciamento de projetos reconhecendo a importância do tema no contexto empresarial atual.

Consequentemente aumentou nos últimos anos a demanda por profissionais que conheçam as metodologias e saibam gerenciar projetos.

Dentre as áreas de conhecimento de projetos que esses profissionais devem dominar, destacam-se, não só o controle de prazos e custos, mas também, controle de riscos, de recursos humanos e de contratações.

Conclui-se que, longe de ser só mais uma entre tantas teorias de administração de empresas, o gerenciamento de projetos é questão preponderante na otimização de resultados.

(pmi-rio-ning.com 2012)

Definição de Projeto

O PMBOK 2008 define um projeto como sendo “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Outro conceito importante para o entendimento do trabalho apresentado é o de serviços continuados, ou seja, atividades contínuas e repetitivas, as quais não podem ser definidas como projeto por não serem caracterizadas como temporárias e por um produto final único.

Desta forma, projetos é uma maneira de responder a requisitos que não podem ser atendidos através das operações normais e rotineiras de uma organização.

Os projetos baseiam-se no pilar Prazo, Custo e Qualidade, ou seja, ao se alterar uma destas variáveis, a consequência será imediata nas outras duas, pois há interdependência entre esses atributos.

(Guia PMBOK 2008, Quarta Edição)