Expressões para gerenciar um projeto em Inglês

Sabemos que no mundo de hoje o Gerente de Projeto e seu time precisa ter domínio do idioma inglês. No mundo corporativo encontramos muitas expressões que não podem sequer ser encontradas no dicionário. Então, apresento algumas expressões usadas nos escritórios de gerenciamento.

Define the scope: Um dos primeiros passos no gerenciamento de projetos é determinar o impacto e as fronteiras de um projeto, em outras palavras, definir o project scope. O scope deve providenciar uma descrição dos produtos finais esperados que serão produzidos pelo projeto.

Establish a timeline: O próximo passo é definir o tempo específico em que cada passo do projeto deve ser completado. Criando uma timeline você será capaz se você está em dia em todas as fases durante a execução do projeto.

Specify target outcomes: Como mensurar o sucesso de seu projeto? É importante especificar target outcomes, ou resultados desejados que têm benefícios mensuráveis para usá-los a fim de determinar seu sucesso.

Determine necessary outputs: Reserve algum tempo para pensar nos produtos, serviços e práticas de negócios ou gerenciamento, também conhecidas como outputs, que você vai precisar para alinhar com seus target outcomes.

Put a project team together: As pessoas são o fator-chave para o sucesso de seu projeto. Selecione colaboradores capazes para fazer parte do project team - o time de pessoas que vão trabalhar juntas para executar o projeto - definindo as funções apropriadas para cada uma delas.

Record milestones: Quando membros do project team completam uma atividade-chave ou tarefa agendada, não se esqueça de anotás-la e gravá-las. Milestones podem ser finalizadas ou não finalizadas, e elas podem servir como um sinalizador para o projeto.

Create baseline metrics: Você pode avaliar progresso e performance usando baseline metrics, que são uma série de indicadores que devem ser mensurados em relação à performance.

Set a budget cost: Determine o quanto você prevê que o projeto custará, e defina um budget cost no começo de seu projeto. Depois, você pode redefinir seu budget e adicionar mais detalhes.

Produce deliverables: De forma a assegurar a satisfação dos requerimentos contratuais, você precisará produzir deliverables, como relatórios ou produtos que devem ser finalizados e entregados. Certifique-se que eles sejam produzidos à tempo!

Execute risk management: Em todos os projetos, sempre haverá risks, ou ameaças que podem atrasar a finalização com sucesso do projeto. Um bom gerente de projetos executará processos de risk management através de identificação, análise, avaliação e tratamento de riscos.

http://www.englishtown.com.br/community/channels/article.aspx?articlename=187-project

Metodologia de Gerenciamento de Projetos

Identificada à necessidade da criação de um projeto, o próximo passo é definir o planejamento de várias atividades de forma a gerenciar efetivamente o mesmo. A definição apresentada pelo PMBOK 2008 explica diretamente o conceito de gerenciamento de projetos: “é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos”.

Um projeto é composto por processos de gerenciamento, conforme exemplificado na figura 1, e cada processo, conforme define o PMBOK 2008, descreve, organiza e complementa as atividades do projeto. Temos então os cinco grupos de processos:

•        Grupo de Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase;
•        Grupo de Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja as ações. necessárias para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi criado;
•        Grupo de Execução: Integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto;
•        Grupo de Controle: Mede e monitora o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto;
•        Grupo de Encerramento: Formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado.

(Guia PMBOK 2008, Quarta Edição)

Figura 1 - Grupos de Processos no Gerenciamento de Projetos

Todas as atividades e fases do projeto são detalhadamente documentadas no PMBOK 2008, que organiza os processos em nove áreas de conhecimento e não por fase de projeto, como descrito acima.

Figura 2 - Grupos de Processos em cada fase do projeto

Programas, Projetos e Subprojetos

Programas, Projetos e Subprojetos muitas vezes são confundidos, devido à semelhança da unicidade do produto de cada um. Porém estas três definições devem ser esclarecidas, de forma que cada um dos conceitos seja utilizado de forma correta.

• Programas: Trata-se de um grupo de projetos, os quais são gerenciados de forma coordenada, a fim de atingir objetivos que não poderiam ser alcançados separadamente. Em meio à organização de um programa, algumas operações continuadas podem ser identificadas.
• Projetos: Possuem um conjunto de diretrizes de forma a produzir um produto único, com tempo determinado para sua execução.
• Subprojetos: Subdivisão dos projetos, de forma a tornar determinados componentes mais facilmente gerenciáveis. Muitas vezes estes subprojetos são passados para uma empresa externa, sendo que para esta, o subprojeto será na verdade um projeto por si só.

Gerenciamento de Projetos - O que é ?

Atualmente, a rapidez com que as mudanças acontecem no ambiente empresarial tem levado um número cada vez maior de empresas a executarem projetos no seu dia-a-dia.

Competitividade acirrada, margens de lucro estreitas, clientes exigentes e avanços tecnológicos constantes, caracterizam um cenário ideal para a execução de projetos já que tudo tem que acontecer em um prazo cada vez menor e utilizando menos recursos financeiros.

Gerenciar bem os projetos dentro da empresa sejam eles o lançamento de um produto, a abertura de uma nova filial, a readequação de um processo produtivo ou a implantação de uma nova tecnologia, tornou-se não apenas um diferencial competitivo para as organizações, mas, sobretudo, uma questão de sobrevivência.

Uma pesquisa realizada pelo PMI-RJ mostra que 72% dos projetos empresariais apresentam problemas de não cumprimento de prazos, ocasionando prejuízos financeiros e, o que é mais grave, prejuízos intangíveis como perda de credibilidade perante o cliente e desmotivação da equipe, entre outros.

Nessa mesma pesquisa observou-se que 82% das empresas pesquisadas mostraram-se dispostas a investir no desenvolvimento e implementação de metodologias de gerenciamento de projetos reconhecendo a importância do tema no contexto empresarial atual.

Consequentemente aumentou nos últimos anos a demanda por profissionais que conheçam as metodologias e saibam gerenciar projetos.

Dentre as áreas de conhecimento de projetos que esses profissionais devem dominar, destacam-se, não só o controle de prazos e custos, mas também, controle de riscos, de recursos humanos e de contratações.

Conclui-se que, longe de ser só mais uma entre tantas teorias de administração de empresas, o gerenciamento de projetos é questão preponderante na otimização de resultados.

(pmi-rio-ning.com 2012)

Definição de Projeto

O PMBOK 2008 define um projeto como sendo “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Outro conceito importante para o entendimento do trabalho apresentado é o de serviços continuados, ou seja, atividades contínuas e repetitivas, as quais não podem ser definidas como projeto por não serem caracterizadas como temporárias e por um produto final único.

Desta forma, projetos é uma maneira de responder a requisitos que não podem ser atendidos através das operações normais e rotineiras de uma organização.

Os projetos baseiam-se no pilar Prazo, Custo e Qualidade, ou seja, ao se alterar uma destas variáveis, a consequência será imediata nas outras duas, pois há interdependência entre esses atributos.

(Guia PMBOK 2008, Quarta Edição)